Talkoilla tapahtumia -
Tapahtumien järjestäminen museossa

Huomioidakseen ja palvellakseen eri yleisöjä ovat myös museot yhä enenevässä määrin alkaneet järjestää erilaisia teemallisia kulttuuritapahtumia ja yleisötempauksia rakennuksissaan. Tapahtumat vaihtelevat paljonkin sisällöiltään, tarkoituksiltaan, luonteeltaan, myös kestoiltaan. On parin tunnin tempauksia, yhden illan tapahtumia, viikonlopputapahtumia ja pidempiä festivaalejakin. Tapahtumien järjestämisessä ja tuottamisessa pätevät kuitenkin pitkälle samat lainalaisuudet ja periaatteet sen luonteesta riippumatta.

Tapahtumanjärjestämisen tuotantoprosessi

Mitä kaikkea tapahtumajärjestäjän tulee ottaa huomioon järjestäessään vaikkapa niin sanottua "koko talon tapahtumaa" museossaan? Tässä kirjoituksessani käytän esimerkkinä tapahtuman järjestämistä Valtion taidemuseossa, mutta vinkit ja kokemukset ovat tietenkin sovellettavissa mihin tahansa kulttuuritapahtuman järjestämiseen paikasta riippumatta.

Lue lisää:
1. Tapahtuman suunnittelu ja tuottaminen: ideasta
tapahtumaksi >>

2. Tapahtuman järjestäjän vastuut ja velvollisuudet >>

3. Tiedon kulku >>

4. Rakentaminen ja kuljetukset >>

1. Tapahtuman suunnittelu ja tuottaminen: ideasta tapahtumaksi

Museoiden tapahtumat liittyvät melkein poikkeuksetta kulloinkin esillä olevaan näyttelyyn. Teematapahtumilla halutaan laajentaa ja syventää näyttelyn painotuksia tai tuoda kokonaan uusia näkökulmia. Samaa teemaa voidaan lähestyä eri taiteenlajin kautta, tai vaikkapa poikkitieteellisesti. Parhaimmillaan teematapahtumat synnyttävät mielenkiintoisen risteysaseman kokijalleen ja kuulijalleen, eli museoyleisölle.

Tapahtumalla on siis kantava idea tai teema. Sitä seuraavat tärkeät kysymykset: mitä tehdään? miksi? kenelle? milloin? millä tavoin ja keinoin? Kysymyksiä tietysti riittää paljonkin, mutta joihinkin keskeisiin on syytä etsiä vastauksia. On hyvä selvittää itselleen peruslähtökohta miksi valittu teema on tärkeä - miten sen perustelee ja motivoi itselleen ja museon toiminnalle (myös näyttelyn tai kokoelmien kannalta). Seuraavaksi tärkein kysymys on: kenelle tapahtuma on tarkoitettu, keitä sinne halutaan tulevan. Tapahtuma räätälöidään kohdeyleisön tarpeet huomioiden, eli kohdeyleisö muovaa sisällön ja se vaikuttaa keinoihin millä yleisö saadaan tapahtumaan.

Tapahtuman ajoitus laajemmaltikin on tärkeää, ettei kaupungissa ole esimerkiksi menossa kilpailevaa festivaalia, juhlapyhää tai valtiovierailua muuttamassa arkirytmiä. Hyvää tapahtumaa ja ideaa on turha pilata väärällä ajoittamisella kaupungin kulttuurielämän tarjontaan. Kannattaa myös tarkistaa synergiaedut kartoittamalla mahdollisia hyviä yhteistyökumppaneita tai esimerkiksi sisällyttämällä oma tapahtuma osaksi jotain suurempaa kaupunkitapahtumaa.

Miten yleisö tavoitetaan?

Tarvitaan kekseliäisyyttä, luovuutta ja vaikka sisältötyöryhmän aivoriihtä miettimään kaikkia mahdollisia keinoja yleisön tavoittamiseksi. Aikataulullisesti keinot ja kohdentaminen tulee suunnitella hyvinkin aikaisin, jopa jo edellisenä kautena, sillä toisinaan keinot yleisön saamiseksi ovat osa pitkäjänteistä ja monipolvista ketjua. Jos tapahtuma on esimerkiksi kevätkaudella, tulee jo syyskaudella herätellä kohdeyleisön kiinnostusta. Aikataulutuksen hallinta lienee tuotantoprosessin kantavia selkärankoja: oikea ajoitus on tärkeää, ei tule olla liikkeellä liian aikaisin eikä myöskään liian myöhään.

Kun tapahtuman ohjelma on suunniteltu ja mahdolliset vierailevat taiteilijat sovittu ja varattu on tiedotuksen ja markkinoinnin suunnittelun aika. Markkinointiin liittyy tietenkin myös käytettävissä oleva budjetti. Yleensähän kekseliäisyyttä lisää vähäinen budjetti tai sen puuttuminen kokonaan.

Tiedotuksessa tulee miettiä

• kohdentaminen - esim. kohderyhmä, ikä, sukupuoli, ammattiryhmä, kaupunginosa, avainhenkilöt
• media ja painotuotteet - esim. flyerit, julisteet, banderollit, tarrat, esitteet, pinssit
• lähestyminen - esim. sähköposti, internet, painotuote jakelu, postitus
• yhteistyökumppaneiden kautta tuleva näkyminen, mm. ilmaiset mainokset
  
  

Yhteistyökumppanit mukaan

Hyvin varhaisessa vaiheessa on mietittävä yhteistyökumppaneiden / sponsoreiden hankkimista. Mietittäessä yhteistyökumppaneita, kannattaa käydä läpi kaikki mahdolliset aasinsillat ja pienetkin yhtymäkohdat museoon, näyttelyyn tai tapahtuman teemaan. Saatat yllättyä mistä yhteyksistä yhteistyökumppaneita tai sponsoreita voi löytää. Yhteistyökumppaneiden hankkiminen vie aikaa ja hermoja, puhelimessa joutuu viettämään pitkiäkin aikoja. Mottona voi pitää, että mitä ylemmäs yrityksen hallinnossa ottaa yhteyttä sen parempi.

Yhteistyökumppaneiden sopimuskäytäntö on oma lajinsa mihin kannattaa perehtyä, mikäli kysymyksessä ovat suuremmat vastikkeet ja niin kutsuttu sponsorointi. Yhteistyö voi olla monen laista, esim. tiedotuksellista, näkyvyyttä, sisällöllistä, se voi olla tavaraa, henkilöresursseja, rahallista, tai jotain yhdistelmiä edellisistä. Kannattaa tarkistaa myös esim. koko konsernia sitovat sponsorointisopimukset ja näkyvyydet ettei tule selkkauksia tai päällekkäisyyksiä siitä, mitä kenellekin kumppanille on luvattu.

2. Tapahtuman järjestäjän vastuut ja velvollisuudet

Kun tapahtuman perusta on luotu, seuraa käytännöllisempi kysymys: Miten tapahtuma järjestetään? Tärkeintä on jälleen aikataulutus ja organisointi, myös delegointi. Tapahtumalla on sisältötyöryhmä, jolla on sisältövastuu. On hyvä nimittää tapahtumalle vastuuhenkilö tai -henkilöt, jotka vastaavat omista kokonaisuuksistaan.

Tuotantopalaverissa jaetaan vastuualueet ja nimetään ne, jotka kantavat vastuun kaikesta eli ovat paikalla koko tapahtuman ajan. Hän tai he jakavat tietoa, pitävät kaikki ajan tasalla, eivät itse osallistu tapahtuman kulkuun vaan katsovat päältä, että kaikki sujuu (Huom.! järjestäjä ei osallistu ohjelmaan). Vastuuhenkilö on koko ajan tavoitettavissa. Hän jakaa tarpeen tullen uudet ohjeet, toimii päättäjänä ongelmakohdissa, kannustaa ja luo positiivista henkeä muille. Vastuuhenkilö tarvitsee pitkää pinnaa, festarimieltä ja positiivista asennetta.

Mikäli tapahtumassa on mukana ulkopuolisia järjestäjiä tai yhteistyötahoja, vastuuhenkilö on myös heidän isäntä/emäntä museon ja yhteiskumppaneiden välissä (ellei toisin sovita). Vastuuhenkilö järjestää myös palautepalaverin tapahtuman jälkeen ja kiittää ja palkitsee, mutta toki tarttuu myös epäkohtiin ja tuo ne rakentavalla tavalla esille, mikä meni hyvin missä parantamisen varaa.

Vastuun jakaminen eli kaikki mukaan

Jo varhaisessa vaiheessa jaetaan vastuualueet: delegoidaan ja sitoutetaan kaikki ne eri ihmiset, jotka tavalla tai toiselle osallistuvat tapahtuman järjestämiseen. Eli otetaan huomioon miten eri tavoin museon eri toimijat ovat mukana tapahtuman järjestämisessä. Ensin tietenkin sovitellaan aikataulut, ettei mikään mene päällekkäin museon muun toiminnan kanssa.

3. Tiedon kulku

On tärkeää, että tietoa tapahtumasta tulee kaikille osallisille mieluummin liian aikaisin ja liian paljon kuin liian myöhään ja liian vähän. Monipolvisen tapahtuman järjestämisessä tieto lisää varmuutta ja sujuvuutta.

Museon tiedotuksesta vastaavat, asiakaspalvelupäällikkö ja varsinkin neuvontapiste kannattaa vihkiä kaikkeen mahdolliseen tietoon niin pian kuin mahdollista. Erityisesti museon neuvonnan on hyvä tietää erilaisia taustoja, sillä heiltä voidaan kysyä mitä vaan ja heidän on joka tapauksessa pidettävä asiakkaat ajan tasalla ja tyytyväisinä. Neuvonnan kautta kulkevat myös kaikki ohjelmalehtiset, jaettavat esitteet ja mahdolliset kutsuvieraslistat. Kannattaakin harkita vaatiiko tilaisuus esim. ylimääräisen infopisteen perustamista ja tilapäisväen palkkaamista. Esim. jos tapahtumaan on odotettavissa paljonkin yleisöä, on hyvä sijoittaa vastaanottajat ovelle jakamaan tietoja ja ohjaamaan eteenpäin. Paljosta yleisöstä syntyy jonoja jolloin on hyvä kantaa yleisöstä ekstrahuolta ja yrittää tasoitella mahdollista ärtymystä.

Tapahtuman tiedonjakamiseen osallistuvien henkilöiden jälkeen informoidaan kaikki laajasti asiakaspalveluun liittyvät henkilöt eli museon kassat, museovalvojat, naulakkohenkilökunta, turvavalvojat, näyttelyoppaat, tekninen vastuuhenkilöstö, av-mestarit, näyttelymestarit, konservaattorit, siivoojat, talonmiehet, kahvilan ja museomyymälän henkilökunta.

4. Rakentaminen ja kuljetukset

Tapahtuman rakentaminen voi vaatia kuljetuksia, jolloin on tarkastettava mm. lastauslaiturin saavutettavuus, autojen logistiikka, tavaran kulku ja kuka on vastassa ja vastuussa.

Itse tapahtumapaikan järjestämiseen liittyy niinikään

• tapahtuman rakenteiden lavastusten tekniikan rakentaminen
• äänentoiston ja muun tekniikan rakentaminen
• ulkopuolisten liikkuminen talossa
• esiintyjien harjoitteleminen
• turvajärjestelyt
• tiedon kulku
  
  

On myös varmistettava, että turvavartijoilla on kaikki tarvittava tieto siitä mitä on tulossa, mistä ja mihin se on menossa. Mikäli tapahtuma järjestetään poikkeukselliseen kellonaikaan, verrattuna museon aukioloaikoihin, on tärkeää huomioida museon tekninen toimivuus, kuten valojen, ilmastoinnin ja kulkulupien toimivuus sekä turvahälytysten siirtäminen.

Tapahtuman rakentamis- ja harjoitteluaikana on tärkeää aikatauluttaa tilojen käyttö, eli kuka rakentaa tai harjoittelee missäkin mihinkin aikaa. Erityisen huomioitavaa on etteivät harjoittelijat ja rakentajat häiriinny toisistaan, esim. meluhaitat. Tämä tulee esim. musiikin harjoittelun kohdalla, mutta myös siivoamisen tai kovaäänisen rakentamisen kohdalla. Samoin on tiedettävä kuka vastaa talon ulkopuolisista henkilöistä talossa eli kuka on isäntä ja katsoo perään.

Vastuuhenkilön tulee sopia ja huolehtia myös

• mahdollisten teosten, kalusteiden ja rekvisiitan siirrosta
• siivouksesta ennen ja jälkeen tilaisuuden
• aula ja wc -tilojen kunnosta ja siivouksesta
• talon tekniikasta; valvomon ja talonmiehien kanssa sovitaan, että ilmastointi on museossa päällä ja että valot toimivat museon sulkeuduttua (automaattiohjaus pois). Talonmiehet hoitavat myös liputuksen sovittuun aikaan. Joskus joissakin tiloissa joudutaan huomioimaan rakentamisesta aiheutuva savu, pöly tai muu käry niin että paloilmaisimet (savu- tai lämpö) on kytkettävä pois päältä esim. tilaisuuden ajaksi. On tärkeää huomioida, että tämä saattaa aiheuttaa lisäkustannuksia mikäli huoltoyhtiö joutuu suorittamaan kytkemisen päivystysluontoisena käyntinä.
• mahdollisista muista luvanalaisista toiminnoista; tulen käyttö, katualueelle tulevat mainokset, liputus. Paloturvallisuus on pidettävä mielessä ja poistumisteiden esteettömyys.
  
  

Tapahtumat vaativat oman teknisen sujuvuutensa. Av-mestarit vastaavat, mitä äänentoistoa tai valaistusta rakennetaan minnekin, mitä tekniikka tarvitaan (videotykkejä, av-välineistöä), kuka rakentaa, tarkastaa toimivuuden käytössä, ajaa näytöksen ja purkaa sen pois. Mahdollisesti sovitaan myös taltioinnista ja nauhoituksesta.

Kahvila ja museomyymälä

Kahvilan ja museomyymälän henkilökunnan on hyvä tietää jo hyvissä ajoin tulevasta tapahtumasta. Kahvilan kanssa voi sopia myös mahdollisesta tapahtuman luonteeseen sopivasta erityistarjoilusta sekä mahdollisista erillisistä tarjoilupisteistä ja anniskelualueista myös muualla talossa. Niinikään on sovittava tapahtuman taiteilijoiden tarjoilusta.

Tapahtuman ohjelman aikataulutuksesta selviää taukopiikit, jolloin on huomioitavaa myös mahdolliset tupakkapaikat talon ulkopuolella, joka puolestaan vaikuttaa ovien vartiointiin.

Museomyymälässä katsotaan tapahtuman oheistuotteiden myyminen tai jakelu ja katsotaan tarvitaanko myyntipisteitä myös muualla talossa.

Mika Väyrynen
tuottaja
Taidemuseoalan kehittämisyksikkö KEHYS
23.4.2003

Ylös